APLICAÇÃO DA FERRAMENTA DE GESTÃO 5W2H EM UM PROJETO DE INCENTIVO À LEITURA DA BIBLIOTECA GLEN MARK TRIMBLE: UM ESTUDO DE CASO
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REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.15226206
Crislene Favacho Serrão1
José Matias dos Santos Filho2
RESUMO
Este trabalho tem por objetivo identificar as ferramentas de gestão aplicadas em bibliotecas e aplicar a ferramenta 5W2H em um projeto na Biblioteca Glen Mark Trimble do Centro Educacional Logos. Acredita-se que a aplicação de ferramentas de gestão contribui para a efetivação dos projetos no que consistem as suas etapas, gerenciamento de recursos humanos e financeiros e outros. A pesquisa caracteriza-se como um estudo de caso e revisão bibliográfica e para coleta de dados optou-se como método a observação participante, mediante o ponto de vista da autora, com base em seu trabalho em biblioteca escolar. A partir da aplicação da ferramenta de gestão 5W2H foi possível constatar as vantagens como: ter uma visão geral de todos os trâmites para o alcance do objetivo geral, e ajudou a gestora a definir estratégias, organizar os processos, facilitou na atribuição de tarefas e ajudou a evitar atrasos nas demandas, quanto às desvantagens a ferramenta não permite analisar possíveis imprevistos do projeto e quais as formas de resolução de situações externas.
Palavras-chave: Biblioteconomia. Gestão. Metodologia 5W2H. Biblioteca escolar.
ABSTRACT
This study aims to identify the management tools applied in libraries and to apply the 5W2H tool in a project at the Glen Mark Trimble Library of the Logos Educational Center. It is believed that the application of management tools contributes to the effectiveness of projects in terms of their stages, human and financial resource management, and others. The research is characterized as a case study and bibliographic review, and for data collection, participant observation was chosen as the method, from the author's point of view, based on her work in a school library. From the application of the 5W2H management tool, it was possible to verify the advantages such as: having an overview of all the procedures to achieve the general objective, and helping the manager to define strategies, organize the processes, facilitated the assignment of tasks and helped to avoid delays in demands. As for the disadvantages, the tool does not allow the analysis of possible unforeseen events in the project and the ways to resolve external situations.
Keywords: Librarianship. Management. 5W2H Methodology. School library.
1. INTRODUÇÃO
A gestão em bibliotecas e o uso de ferramentas é um tema pouco debatido na literatura, porém de suma importância. A rotina e projetos em bibliotecas demandam processos que se não forem organizados é fácil se confundir e até mesmo passar os prazos sem realizar o que estava no planejamento estratégico.
As bibliotecas possuem demandas que vão desde as atividades cotidianas como empréstimos e devolução de livros, organização do ambiente de estudo e acervo, processamento técnico a organização e execução de projetos e eventos, todas essas tarefas necessitam de organização e ajustes para efetivação, por isso escolher ferramentas para gerenciar essas tarefas contribui para alcançar a excelência no trabalho.
As ferramentas gerenciais auxiliam para mensurar resultados, por exemplo o quantitativo de empréstimos de livros em uma biblioteca escolar, consulta, necessidade de novas aquisições e outras (Behr, Moro; Estabel, 2008), através disso o bibliotecário poderá tomar decisões mais assertivas para o gerenciamento da unidade de informação.
O bibliotecário gestor deve ser um líder para realizar o trabalho com sua equipe ou quando necessário solicitar demandas a setores externos ao da biblioteca, pois coordena todos os processos, realiza ajustes, muda a direção se necessário para alcançar as metas propostas no planejamento estratégico.
Diante do exposto acima, a gestão de bibliotecas foi o que motivou esta pesquisa, que tem como locus de investigação a Biblioteca Glen Mark Trimble do Centro Educacional Logos. Esta unidade de informação foi escolhida para estudo de caso, pois a pesquisadora atua nela, idealiza e executada junto a outros setores do colégio os projetos de incentivo à leitura.
Como questão investigada, neste estudo procura-se saber como a ferramenta de gestão 5W2H contribuiu para a realização de um projeto de incentivo à leitura na biblioteca Glen Mark Trimble?
Em relação ao objetivo geral busca-se identificar as ferramentas de gestão aplicadas em bibliotecas através de pesquisa bibliográfica. Os objetivos específicos, por sua vez, envolvem: mostrar a aplicabilidade de uma ferramenta de gestão em uma unidade de informação; conceituar as ferramentas de gestão encontradas na revisão de literatura.
O artigo está dividido nas seguintes seções: apresentação da Biblioteca Glen Mark Trimble, o conceito de ferramentas gerenciais através da revisão de literatura, procedimentos metodológicos, apresentação e análise de dados e considerações finais.
2 A BIBLIOTECA GLEN MARK TRIMBLE
O Centro Educacional Logos é uma escola da rede privada que atua há 30 anos na cidade de Ananindeua/PA. Possui valores embasados em ensino cristão como a ética e o respeito, além de investir na formação de alunos com pensamento crítico e autonomia intelectual. Recebe alunos desde o maternal até o 3º ano do ensino médio com ensino regular e integral, pois possui atividades complementares como: balé, karatê, aulas de música, entre outros. Neste ambiente encontra-se a Biblioteca Glen Mark Trimble, um espaço que possui um acervo de aproximadamente 3.200 obras entre livros, gibis, revista e um salão que comporta mesas, cadeiras, cabines de estudo individual, computadores, poltronas, televisão, sala de xadrez e sala de descanso.
A biblioteca tem o importante papel de administrar esse espaço, mantendo-o organizado em todos os seus âmbitos desde o software que deixa acessível a consulta de materiais bibliográficos através de catalogação, indexação para recuperação da informação até o mobiliário e atividades e projetos que visam o incentivo aos alunos a frequentarem a biblioteca e participarem de forma ativa.
A biblioteca oferece serviços que envolvem o empréstimo e devolução de obras, auxílio à pesquisa e projetos de incentivo à leitura como: o concurso de poesias, soletrando, trava-línguas, clube do livro, entre outros.
Para realização dos projetos de incentivo à leitura, a bibliotecária envolve outros setores com demandas, prazos e efetivação das atividades, neste sentido o uso de ferramentas de gestão torna-se indispensável, pois estas mantêm a organização dos processos e ampliam a visão das tarefas a serem executadas. Na subseção serão apresentadas algumas ferramentas de gestão.
2.1 Ferramentas Gerenciais
As ferramentas gerenciais são conceituadas de acordo com Behr, Moro e Estabel (2008) como “instrumentos para identificar oportunidades de melhoria e auxiliar na mensuração e apresentação de resultados, visando ao apoio à tomada de decisão por parte do gestor do processo”, os autores ressaltam que essas ferramentas são utilizadas para medir resultados como por exemplo o quantitativo de empréstimos de livros em uma biblioteca escolar, consulta, necessidade de novas aquisições e outras, por isso percebe-se a importância desses recursos para a administração da unidade de informação visando a resolução de problemas identificados através desses instrumentos e a organização dos processos das atividades do cotidiano bem como os projetos a serem realizados. Corroborando com este pensamento Sobral (et al, 2019) afirmam “a gestão em sua essência implica em diagnosticar, planejar e controlar um sistema para que alcance resultados satisfatórios”, neste sentido a gestão é vista como um direcionamento das etapas a serem cumpridas pela equipe para atingir, com excelência, as metas definidas.
O uso de ferramentas gerenciais é necessário em unidades de informação, porém poucos bibliotecários utilizam esses instrumentos para benefício dos processos de seu trabalho. Spudeit (2025) ao realizar um estudo sobre as práticas de gestão de projetos adotadas em unidades de informação, identificou que os coordenadores entendiam a importância da gestão de projetos e os benefícios de usar esses instrumentos, porém não faziam uso.
Em bibliotecas o uso de algumas ferramentas gerenciais são mais recorrentes e por isso para esta pesquisa foram selecionadas as mais citadas em pesquisa bibliográfica na Base de Dados Referenciais de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação BRAPCI, a saber: SWOT, 5W2H, PDCA.
A matriz SWOT é uma ferramenta que tem por objetivo identificar os pontos fracos e fortes, oportunidades e ameaças em ambiente interno ou externo (Decourt; Neves; Baldner, 2012 apud Spudeit; Souza, 2022). Esta análise pode ser feita na biblioteca em que o gestor atua ou na concorrente para identificar as possíveis melhorias para seu setor.
O 5W2H é utilizada para otimizar e padronizar processos com base em sete perguntas o que (what), por que (why), onde (where), quem (who), quando (when), como (how) e quanto (how much), com esse direcionamento é possível elaborar um plano de ação podendo ser aplicado em projetos, pois deixa explícito os objetivos propostos ao definir responsabilidades, métodos, prazos, objetivos e recursos associados (Marshall Júnior et al, 2006 apud Spudeit; Souza, 2022).
O ciclo PDCA tem por objetivo a melhoria contínua dos processos de trabalho, é composto por quatro etapas (Plan Do Check Act) que significam: planejamento, ação, verificação e correção, cada etapa tem um objetivo, no planejamento são identificados os problemas e definidas as metas, na ação é colocado em prática tudo o que foi definido no planejamento, na verificação ocorre o monitoramento das atividades do plano de ação e na correção é verificado se há algum erro ou melhoramento para padronizar os processos e assim reiniciar o ciclo.
Outras ferramentas também foram identificadas Silva Júnior, Ferreira e Salcedo (2019), utilizaram o Guia PMBOK para analisar os fatores que influenciam a gestão de projetos em bibliotecas universitárias do Recife, o Guia PMBOK (Sabbag, 2009, apud Spudeit, 2025):
uma abordagem ou uma norma bem estruturada de forma matricial que é composta por grupos de processos superpostos e áreas de conhecimento acopladas a esses processos ligados à iniciação, planejamento, execução, monitoramento ou encerramento de um projeto. As áreas envolvem o escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, risco, aquisição e a integração. (Sabbag, 2009, apud SPUDEIT 2025, p. 34).
A autora ressalta que este guia é considerado um dos melhores na área de gerenciamento de projetos, pois além de receber uma certificação chamada (PMP) Project Management Professional fornecida pela (PMI) Project Management, que é uma instituição sem fins lucrativos que reúne as melhores práticas de projetos, este guia fornece conceitos no que se refere a processos, ferramentas e técnicas de gestão de processos.
Silva Júnior, Ferreira e Salcedo (2019) acrescentam que o Guia PMBOK tem o necessário para implementação de qualquer projeto agrupados em cinco categorias: grupo de processos de iniciação; grupo de processos de planejamento; grupo de processos de execução; grupo de processos de monitoramento e controle; e, grupo de processos de encerramento. Silva Júnior, Barbosa, Barros, Salcedo e Ferreira (2020) utilizaram o Project Management Maturity Model (PMMM) para identificar os graus de maturidade e práticas em gestão de projetos em instituições privadas de ensino superior de Recife. O modelo apresenta 5 níveis representando graus diferentes de maturidade, divididos em: nível 1 - linguagem comum; nível 2 - processos comuns; nível 3 - metodologia única; nível 4 - benchmarking e nível 5 - melhoramento contínuo. Bouer; Carvalho (2005, apud Silva Júnior et al, 2020) indicam que para alcançar o grau de maturidade de projeto nível 5 é necessário que a instituição siga 5 fases: fase 1 - embrionária; fase 2 - aceitação pela gerência executiva; fase 3 - apoio dos gerentes da área; fase 4 - crescimento e fase 5 - maturidade. Os autores concluem que para manter o grau de maturidade em projetos nível 5, é necessário investir constantemente na educação e treinamento dos funcionários.
Portanto foi possível identificar algumas ferramentas de gestão utilizadas em bibliotecas e através desse embasamento, reforça-se a importância desses instrumentos para efetivação de atividades e projetos no âmbito das bibliotecas.
3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
A pesquisa trata-se de um estudo de caso e revisão bibliográfica. Bibliográfica por recorrer a publicações sobre o uso de ferramentas de gestão em bibliotecas. Estudo de caso, pois utilizará uma unidade de informação em específico para coleta de dados propondo novas investigações sobre o assunto ferramentas de gestão aplicadas em bibliotecas.
Lakatos e Marconi (2019, p. 33) definem a pesquisa bibliográfica como “um tipo específico de produção científica: é feita com base em textos, como livros, artigos científicos, ensaios críticos, dicionários, enciclopédias, jornais, revistas, resenhas, resumos”. Segundo as autoras, a pesquisa bibliográfica tem por finalidade permitir ao pesquisador o acesso ao que foi produzido sobre determinado assunto, fornecendo o embasamento teórico à pesquisa.
O estudo de caso de acordo com Severino (2013, p. 105) “se concentra no estudo de um caso particular, considerado representativo de um conjunto de casos análogos, por ele significativamente representativo. A coleta dos dados e sua análise se dão da mesma forma que nas pesquisas de campo, em geral.” Para coleta de dados optou-se como método a observação participante, mediante o ponto de vista da autora, com base em seu trabalho em biblioteca escolar.
Para embasamento teórico foi realizado uma pesquisa na Base de Dados Referenciais de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação (BRAPCI), com o termo ‘ferramentas de gestão’ no período de 1970 a 2025, com a finalidade de encontrar trabalhos que mostrassem a utilização de ferramentas de gestão em bibliotecas, foram recuperados seis artigos publicados no Brasil.
Quadro 1 - Resultado da pesquisa bibliográfica
Após a conclusão da pesquisa bibliográfica, com a leitura dos textos selecionados, foi conduzida a análise da aplicabilidade da ferramenta de gestão 5W2H da biblioteca Glen Mark Trimble, o estudo mostra a utilização em um projeto de incentivo à leitura em biblioteca escolar.
4. APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS
A experiência em biblioteca escolar permitiu o gerenciamento dos projetos de incentivo à leitura, ao realizar pesquisa bibliográfica foi possível conhecer algumas ferramentas de gestão e sua aplicabilidade em bibliotecas escolares e universitárias. A ferramenta 5W2H foi escolhida, pois entre os instrumentos expostos ela representa de forma mais detalhada o passo a passo dos projetos, responsabilidades, prazos e custos e está de acordo com os projetos.
Quadro 2 - 5W2H aplicado ao projeto concurso de poesias
A aplicação do 5w2h consistiu em verificar o que a biblioteca precisava para pôr em prática o projeto bem como os setores que atuariam junto com demandas específicas, o tempo para realizar cada atividade solicitada e os custos. Em quadro o 5W2H foi organizado da seguinte forma: Os 5W são a organização do projeto , What (o que?), refere-se ao nome do projeto para execução, Where (onde?), os nomes dos setores que realizaram as atividades propostas pela bibliotecária, Who (quem?) Os nomes dos colaboradores que serão os responsáveis por fazer a tarefa demandada, neste artigo o nome “colaborador” foi escolhido de forma ilustrativa, When (quando?) Foi colocado um prazo, uma data para a entrega das tarefas solicitadas, os 2H são a prática do projeto, How (como?) foi colocado em prática o que foi solicitado, como a criação de artes, empréstimos de microfones, entre outros, e How Much (quanto custa?) Foi registrado o gasto em tarefas que houveram custos. As vantagens da aplicação desta ferramenta na biblioteca Glen Mark Trimble é que ela permitiu ter uma visão geral de todos os trâmites para o alcance do objetivo geral, e ajudou a gestora a definir estratégias, organizar os processos, facilitou na atribuição de tarefas e ajudou a evitar atrasos nas demandas, quanto às desvantagens a ferramenta não permite analisar possíveis imprevistos do projeto e quais as formas de resolução de situações externas.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho propôs mostrar a aplicabilidade da ferramenta de gestão 5W2H na biblioteca Glen Mark Trimble do Centro Educacional Logos em um projeto de incentivo à leitura. O foco recaiu para a análise da gestão do projeto, essencial para sua concretização.
A experiência em biblioteca escolar permitiu desenvolver habilidades para a escolha da melhor ferramenta de gestão para situações diversificadas no âmbito da biblioteca como a organização do acervo, desenvolvimento de coleções, catalogação e indexação, e não somente em projetos de incentivo à leitura.
Com relação a pesquisa bibliográfica foi observado que as bibliotecas universitárias são as que mais utilizam as ferramentas de gestão, em contrapartida alguns gestores dessas unidades de informação não conhecem e os que conhecem fazem pouco uso desses instrumentos. Foi encontrado apenas um artigo relatando a aplicabilidade de ferramentas de gestão em biblioteca escolar.
Com relação ao projeto de incentivo à leitura concurso de poesias, foi observado que a biblioteca não atua sozinha e para concretização do projeto passa-se por alguns setores como o marketing, salas de aulas, coordenações e almoxarifado, por isso se algum setor não realizar sua tarefa o projeto não acontece, ou seja, cada um deve fazer a sua parte sob o comando da líder que é a bibliotecária.
Foi visto que o uso da ferramenta facilitou os processos de trabalho, pois permitiu o acesso ampliado de cada atividade, assim como os descritivos, a data limite para entrega dos resultados e os custos tanto materiais, monetários e intelectuais envolvidos no processo, realizar um projeto envolve recursos tanto humanos quanto materiais, é um trabalho em equipe.
A experiência mostrou que a atuação do profissional bibliotecário vai muito além de um trabalho repetitivo, é necessário adquirir estratégias e habilidade de liderança para desenvolver os objetivos propostos, pois o instrumento utilizado em um projeto pode não ser o mais adequado para usar em outro projeto. Assim com base na literatura produzida em Biblioteconomia e Ciência da Informação, bem como na experiência da Biblioteca Glen Mark Trimble, é possível concluir que apesar de a biblioteca não possuir colaboradores suficientes e depender de outros setores para realização das tarefas ela conseguiu encontrar meios de cumprir o seu papel ao utilizar uma ferramenta de gestão para concretizar o projeto proposto com o objetivo de oferecer aos alunos um momento de leitura e produção de conhecimento através do concurso de poesias e integrá-los em sua ambiência.
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1 Graduada em Biblioteconomia pela Universidade Federal do Pará – UFPA. Especialista em Biblioteconomia e Gestão de Bibliotecas pelo Centro Universitário Unifatecie - UNIFATECIE. Mestranda no Programa de Pós-graduação Stricto Sensu em Ciência da Informação PPGCI pela Universidade Federal do Pará - UFPA. E-mail: [email protected]
2 Graduado em Biblioteconomia pela Universidade Estadual de Londrina - UEL. Doutorando no Programa de Pós-graduação Stricto Sensu em Metodologias para o Ensino de Linguagens e suas Tecnologias PGSS pela Universidade Pitágoras Unopar Anhanguera – UNOPAR. E-mail: [email protected]